Opdracht geven met resultaat, handreiking voor opdrachtgevers aan projecten

Het boek ‘Opdracht geven met resultaat, Handreiking voor opdrachtgevers aan projecten’ van Ten Gevers en Bart Hoitink beschrijft in begrijpelijke taal hoe een opdrachtgever zijn rol zo goed mogelijk kan invullen. Het boek begint met het beschrijven van de persoon, taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever (Het ‘wie’ en ‘wat’). Verschillende typen opdrachtgevers passeren de revue en uiteraard de kenmerken van een opdrachtgever. Het feit dat een opdrachtgever vaak ook manager is en welke verschillen tussen beide functies zitten komen aan bod. Vervolgens gaat het boek in op de activiteiten van de opdrachtgever in de levenscyclus van een project (Op ‘welke wijze’, ‘wanneer’ en ‘waarmee’). Het boek volgt deze project levenscyclus op de voet. Het boek begint met ‘Geboorte van een project’. In PRINCE2 termen het ‘Opstarten van het project’ gezien vanuit de opdrachtgever. Doel en gebruik van de business case tijdens het project wordt helder behandeld. Is de opdracht eenmaal SMARTI geformuleerd, waarbij de T niet staat voor Tijdgebonden maar voor Transparant en de extra I voor Inspirerend, kan overgegaan worden naar de volgende fase ‘Het richten van het project’. Ook hier is weer de parallel te trekken met het volgende PRINCE2 proces ‘Initiëren van het project’ gezien vanuit de opdrachtgever. Selecteren en benoemen van een projectmanager is de eerste stap. Het projectplan wordt uitgelegd aan de hand van de 7 wijze W’s. Waarom, Wat, Welkewijze, Wie, Waarmee, Waar en Wanneer. Aspecten zoals risicomanagement en het vastleggen van vrijheidsgraden, uitmondend in ‘management by exception’ sluiten het hoofdstuk af. De volgende stap is ‘het samenspel organiseren’. Hier ben ik het niet helemaal eens met de schrijvers. Zij stellen dat het projectplan is geaccordeerd en de uitvoering is gestart en dat dan het samenspel georganiseerd moet worden. Mijns inziens moet dit deel uitmaken van het ‘richten van het project’. Pas als het samenspel is georganiseerd kan het projectplan geaccordeerd worden door alle direct bij het project betrokken beslissers (bijvoorbeeld de stuurgroep met daarin de senior gebruiker en senior leverancier). Behandelde onderwerpen zoals het organiseren van communicatie rond het project, de resultatenmatrix (ieder project is opgedeeld in vrschillende fasen en iedere fase levert en of meer resultaten of (deel)producten op, vergelijk product-based planning in PRINCE2 termen), betrekken van de belanghebbenden middels een stuurgroep en de borging van de kwaliteit (Project Assurance) tonen aan dat dit geregeld moet zijn voordat met de uitvoering van het project kan worden gestart. We komen dan in de fase ‘Het schip op koers houden’. Hier zitten we heel nadrukkelijk in de executie van het project en ook daar is een hele belangrijke rol weggelegd voor de opdrachtgever. Denk aan het tonen van betrokkenheid, het monitoren van de voortgang, het scherp houden van de projectmanager en jezelf en niet te vergeten het tijdig nemen van beslissingen over afwijkingen, dat ook het stopzetten van een project kan inhouden. De laatste stap in de project life cycle is uiteraard ‘De afsluiting van het project’. Evaluatie en vieren van het succes zijn key. Nieuw voor mij is het overdragen van de business case aan de lijnorganisatie. Ik ging er altijd vanuit de de opdrachtgever verantwoordelijk is voor de business case en dat de opdrachtgever dat blijft nadat het project is opgeleverd. De overige hoofdstukken laten zien dat er verschillende vormen van opdrachtgeverschap zijn, zoals het consortium, duaal opdrachtgeverschap in de vorm van bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap en gedelegeerd opdrachtgeverschap. In die context is het overdragen van de business case dan ook beter te begrijpen. Het boek sluit af met een aantal ingrediënten die je moeten helpen om de stap te zetten naar een meer professioneel opdrachtgeverschap(’Van willen naar doen’). Een kort checklistje laat zien of je als opdrachtgever de juiste stappen hebt gezet om een project in uitvoering te geven. Indien niet, dan ligt er nog huiswerk of je bent niet de geëigende persoon om opdrachtgever voor dat project te zijn.
Ieder hoofdstuk wordt met een aantal tips afgesloten en samengevat in een grafische checklist. Daarnaast krijg je drietal bijlagen met daarin bouwstenen voor de business case, kernelementen van een projectplan en een health check voor opdrachtgeverschap. wordt PRINCE2 in je organisatie toegepast dan kun je de eerste twee bijlagen voor kennisgeving aannemen. Kortom, veel boekjes over opdrachtgeverschap zijn er nog niet verschenen en ben je op zoek naar een leesbaar boek dan is dit boek ‘Opdracht geven met resultaat’ zeker een aanrader.