Persoonlijke effectiviteit in projecten

Vanmiddag het boekje Persoonlijke effectiviteit in projecten van Stef de Bont gelezen. Zittend in zon, dus positief gestemd. Eindelijk eens aandacht voor persoonlijke effectiviteit in plaats van het zoveelste boek waarin een projectmanagement methode beschreven wordt.
Het boekje begint met een toelichting op het begrip effectiviteit. Wat is persoonlijke effectiviteit, wat is het verschil met efficiëntie, hoe vergroot ik mijn effectiviteit en niveaus van persoonlijke effectiviteit (in het ‘hier en nu’ en ‘voor de toekomst’). Vervolgens een hoofdstukje hoe dit boek te gebruiken. Hier raak ik voor het eerst de draad kwijt. Er wordt de suggestie gewekt dat in het boek ruimte is opgenomen om leerpunten uit je vorige project vast te leggen als hulpmiddel voor het project waarvoor je dit boek nu gebruikt alsmede evaluatieformulieren. Als een soort werkboek, maar ik heb de lege invulformulieren niet kunnen vinden. Ook de website waarnaar verwezen wordt biedt nog geen informatie. Daarnaast biedt dit hoofdstukje een overzicht waarin aangegeven wordt wanneer welke hulpmiddelen binnen de verschillende fasen van een project gebruikt kunnen worden. Dat hierin ook de verwijzing naar de verschillende hoofdstukken is aangegeven onderkende ik pas later. Voordat echter op deze hulpmiddelen wordt ingegaan komen eerst een tweetal hoofdstukken aan bod zoals ‘een project is nooit zomaar een project’ en ‘weten voor wie je het doet’. In beide hoofdstukken vind wederom verwijzing plaats naar een aantal hoofdstukken verderop waarin de tools worden beschreven. Verder krijg je een hoofdstuk over effectieve projecten gebaseerd op een korte beschrijving van Prince2 (Jammer alleen dat dit de Prince2 versie 2005 betreft daar in in de 2009 versie juist ook aandacht voor vaardigheden van de projectmanager aan bod komen). Deze hoofdstukopbouw had ik graag uitgelegd gekregen in het hoofdstuk hoe dit boek te gebruiken.
Vervolgens komen de hoofdstukken met daarin een beschrijving van de hulpmiddelen om je persoonlijke effectiviteit te verbeteren. Ten eerste het hoofdstuk ‘een aantal zaken vooraf vastleggen’ en bijbehorende hulpmiddelen. Vervolgens het dagelijkse logboek, te gebruiken tijdens alle fasen van het project. Dan een hoofdstuk ‘de projecttoolkit’. Dit bevat een aantal persoonlijke tools waar de auteur goede ervaringen mee heeft. Natuurlijk goed om deze ervaringen te delen maar het doorbreekt wederom de opbouw van het boek. Vervolgens een hoofdstukje over de projectevaluatie met daarin een verwijzing naar het laatste hoofdstuk ‘een aantal zaken achteraf vastleggen’. Duidelijker was geweest om het hoofdstuk projectevaluatie te integreren met het laatste hoofdstuk. Door deze opbouw en de diepgang vond ik het boekje niet prettig om te lezen. Iedere keer als ik dacht en nu komt er iets interessants was het paragraafje afgelopen. In het eerste hoofdstuk staat dat het boek bedoeld is voor alle voorkomende functies in een project maar dat betwijfel ik. Het was beter geweest als het boekje geschreven was voor de beginnende projectmedewerker. Nu zitten er wel een paar onderdelen in voor bijvoorbeeld de ervaren projectmanager zoals Profile Dynamics maar ook daar veel te weinig diepgang. Daarnaast worden een aantal ‘tools’ beschreven die gewoon in een projectmanagement methode thuishoren. De projectmissie en bijbehorend formulier zijn mijns inziens zaken die in een projectmandaat (rationale for action, key deliverables en objectives) thuishoren. Beter was het dus geweest dat de onderwerpen die de beginnend projectmedewerker kunnen helpen om zijn/haar effectiviteit te verbeteren meer diepgaand te behandelen. Ik had graag meer willen weten over de valkuilenanalyse waarin risico’s ten aanzien van jezelf en het projectteam worden beetgepakt. Het dagelijkse logboek is een prima instrument voor de beginnende projectmedewerker en ook voor de meer ervaren projectmanager zitten er nog steeds ingrediënten in die toegepast kunnen worden. Ook de cirkel van controle en betrokkenheid en de drie evaluatie modellen CLOSE, STAR en KASE hadden veel meer aandacht verdiend. In deze vorm is het boek zijn aanschaf prijs niet waard. Ik hoop de de schrijver zijn bijbehorende website gaat gebruiken om dieper in te gaan op de genoemde persoonlijke effectiviteitstools zodat een beginnend projectmedewerker daadwerkelijk aan zijn/haar effectiviteit kan gaan werken. Zet er dan ook meteen een literatuurlijst bij als je bepaalde onderwerpen zelf nog verder uit wilt diepen.

Geachte heer Portman,

Ik heb uw reactie op mijn boek gelezen. Ik wil u danken voor het nemen van de tijd om een uitgebreide reactie te schrijven. Uiteindelijk heeft de potentiele lezer hier baat bij.

Ik herken diverse van uw opmerkingen. De door u gezochte diepgang is eigenlijk bewust vermeden om het boekje praktisch en makkelijk leesbaar te houden. Echter voor het juist toepassen van de beschreven tools is deze diepgang wellicht toch nodig. Ik neem dit zeker mee in de ontwikkeling van de website welke momenteel gaande is.

Ook uw opmerking over de doelgroep herken ik achteraf wel. Het zal inderdaad met name de beginnende projectmedewerker zijn die hopelijk baat heeft bij het boek. Ik hoop echter dat het boek ook de projectmanager inspireert om juist te sturen op de effectiviteit van zijn projectmedewerkers.

Ik houd u graag op de hoogte wanneer de website operationeel is.

Met vriendelijke groet,

Stef de Bont