Ik zie, ik zie, wat jij… (De ontmaskering van projectmythes)

Zojuist het boek ‘Ik zie, ik zie, wat jij… De ontmaskering van projectmythes’ van Harry Rorije gelezen. Een heerlijk, vlotgeschreven boek voor iedereen die met ‘projecten’ te maken heeft.
De afgelopen twee jaar ben ik druk bezig geweest om de projectmanagementvaardigheden binnen mijn huidige organisatie op een hoger volwassenheidsniveau te brengen zodat we meer juiste en succesvolle projecten kunnen uitvoeren met minder mensen. Een van de eerste stappen die ik gezet heb was het invoeren van een projectmanagementmethode. Als je er geen hebt is enige vorm van structuur aan te bevelen, je creëert een gemeenschappelijke taal zodat het delen van kennis eenvoudiger wordt. Maar geen misverstand, een projectleider moet begrijpen dat de methode hem kan ondersteunen en dat het niet de methode is, die hem stuurt. Gezond verstand moet niet uitgeschakeld worden. Bij alles wat projectleiders doen, moeten ze zich afvragen wat de toegevoegde waarde van die handeling is? De methode, de gemeenschappelijke taal, kan iedereen leren, maar ben je daarmee een goede projectleider? Nee zeg ik dan. Ik denk dat je daarmee 5% van de leercurve van een echte projectleider hebt afgelegd. De rest moet je leren, ervaren, proeven en ondervinden en daar kan dit boek je prima bij helpen. Ieder project is uniek. Heb je voor iedere verandering wel een project nodig? Kan je ieder project op dezelfde manier aanvliegen of aanpakken. Hoe past de aanpak binnen de omgeving waar de verandering tot stand gebracht moet worden? Waar is het doel van de verandering op gericht. Welke organisatie- en besturingsvorm kies je.
Natuurlijk kom je binnen moderne projectmanagementmethoden verschillende aspecten tegen. Zonder een juiste scope is het project tot mislukken gedoemd. Je moet de juiste aanpak kiezen om je doel te bereiken. De projectstructuur moet beschreven worden, de methode moet aangepast worden aan de omgeving, de methode moet passend gemaakt worden voor het project. Maar uit welke aanpakken kan je dan kiezen, welke organisatievormen zijn er, wat is de invloed van de omgeving? Dit boek kan je daarbij geweldig helpen.
Het boek begint met mythes over projecten, laat vervolgens zien hoe mythes ontstaan, hoe je ze bij jezelf kunt onderkennen en uiteindelijk hoe je ze kan doorbreken. Ik noem er een paar: Elke verandering moet je oppakken als project, deadlines zorgen voor versnelling van projecten of stuurgroepen horen bij projecten.
Ik verkeer in de gelukkige omstandigheden dat ik Harry bij een van mijn vorige werkgevers de mogelijkheid heb geboden om mijn projectleiders te interviewen en workshops te organiseren om bijvoorbeeld het meervoudig kijken en de projectcaleidoscoop in de praktijk te toetsen. Het is de projectcaleidoscoop die als praktisch hulpmiddel wordt ingezet om meervoudig naar projecten te kunnen kijken en in het boek uitvoerig wordt beschreven. Met behulp van deze projectcaleidoscoop kan je kijken naar het doel, de aanpak, de organisatie en besturingsvorm en de omgeving van projecten. Het is hierbij de bedoeling om deze aspecten in samenhang met elkaar te beschouwen. Bij alle aspecten komen bekende en minder bekende mythes aan bod, worden gefileerd en ontkracht. De kans op een succesvol project is maximaal als de vier aspecten, schijven in caleidoscooptermen, onderling in de goede stand staan zodat een mooi en inspirerend beeld ontstaat. Dit beeld noemt Harry de congruentie van het project. Een voorbeeld. Als je een project moet uitvoeren waarbij er geen sprake is van een crisissituatie, grote betrokkenheid een vereiste is en het gedrag duurzaam veranderd moet worden dan heeft het geen zin om voor een directieve aanpak te kiezen.

Tenslotte geeft Harry een overzicht van alle mythes die hij zelf heeft ontdekt en hij nodigt je uit om zelf mythes te ontdekken. Ik noem er een paar die bij mij zelf opkwamen:
- Een projectplan word kwalitatief beter als het meer pagina’s tekst bevat. Wat mij betreft omvat het projectplan de essentie van de gesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
- Een projectleider past PRINCE2 toe. Het is de organisatie die volgens de principes van PRINCE2 werkt en dat is meer dan de projectleider alleen.
- De mythe van de man-maand. Zie hiervoor het boek van Frederick Brooks.
Kortom een boek dat ik van harte wil aanbevelen aan iedereen die verder wilt kijken dan alleen de kale projectmanagementmethode, die handvatten zoekt om projecten juist in te richten of weer vlot te trekken en succesvol af te ronden.
Henny Portman