Stakeholders sturen a.d.h.v. het storyboard

Momenteel werk ik bij een groot project bij UWV (Polis voor de ingewijden). De managementrapportage is door een forse wijziging in de samenstelling van de stuurgroep nog eens kritisch bekeken en vervolgens drastisch beperkt. Communicatie via Powerpoint wordt heel veel gebruikt, maar niet bij het opstellen van PID´s.
Binnen UWV is de PID-cultuur behoorlijk doorgeschoten omdat beoordeling plaatsvindt in brede lagen. Zonder een PID kan er geen activiteit uitgevoerd worden.
In mijn vorige grote klus bij Euronext was met name de Franse tak heel sterk georienteerd op Powerpoint, ook voor het opstellen van PID´s. Dat wekte nogal wat bevreemding, omdat naar onze Hollandse begrippen wel erg veel niet diep genoeg werd uitgewerkt. Voordeel was echter wel de snelheid van opstellen, de snelheid van begrijpen door de diverse betrokkenen en de mogelijkheden van het identificeren van controles. Toen ik dit artikel van Henny las, moest ik daar aan terugdenken. Ik vermoed dat we in Nederland niet snel zo´n radicale wijziging kunnen doorvoeren. Daarvoor zijn we te sterk geconditioneerd: alleen met een dik plan kan je aantonen dat er goed over is nagedacht. Door te starten met het highlight report zijn we echter al een eind op de goede weg.

We hebben binnen het programma waar ik als controller werkzaam ben, de bestuurlijke omhanging van een aantal verantwoordelijkheden aangegrepen om het storyboard te introduceren.
Dit heeft als grote voordeel dat de ongeveer 20 projecten op een eenduidige manier rapporteren. Het toepassen van PowerPoint noodzaakt de projectmanager om kort en bondig te rapporteren, waarbij de belangrijkste mijlpalen continue onder de aandacht blijven bij het programmamanagement. Voorheen werd vanuit 3 partijen op verschillende manieren gerapporteerd en was een wekelijkse rapportage van zo’n 30 pagina’s geen uitzondering.
Bovendien, en dat is vanuit mijn functie een groot voordeel, wordt de highlightrapportage wekelijks opgesteld, zodat er wekelijks inzicht is in de planning, de Estimate To Complete, de issues, de risico’s. Die wekelijkse cyclus is een belangrijk criterium voor het beheerst uitvoeren van de projecten.
Door het eerst toepassen van de highlight rapportage zijn we het storyboard eigenlijk van achteren naar voren aan het schrijven. Een volgende stap is een rapportage waar ook een continue beeld wordt gegeven over de status van de resultaten uit het programmaplan (het mandaat). Dat zal geen wekelijkse rapportage hoeven zijn, maar een maandelijks inzicht lijkt dan logischer. Op belangrijke beslismomenten is een dergelijke rapportage zelfs zeer noodzakelijk.