De praktsche Prince2, Implementatie van 'SMART'-sjablonen en bouwstenen

In het boek De praktische Prince2 bespreek ik in het kort ‘SMART’-sjablonen en bouwstenen. In dit artikel neem ik jullie mee bij het proces van de ontwikkeling van deze ‘smart’- sjablonen in een Excel omgeving en de mogelijke valkuilen die daarbij op je pad kunnen komen. Ik hanteer hierbij de volgende onderverdeling:
- Relevante eigenschappen;
- Positieve kenmerken;
- Negatieve kenmerken;
- Totaaloordeel.

Hierbij houd ik voor ieder onderdeel rekening met de aspecten inhoud, presentatie, export faciliteiten en onderhoudbaarheid.

Zoals uit het artikel naar voren komt, is het hebben van eenmalige data-invoer (consistentie binnen het document) en export faciliteiten niet zaligmakend. De nadelen van het gebrek aan flexibiliteit en onderhoudbaarheid zijn factoren die niet te onderschatten zijn. Staat het gebruik van deze ‘smart’-sjablonen de creativiteit van de projectmanager in de weg? ‘smart’-sjablonen mogen geen keurslijf worden. Ben je in staat om middels een aantal vrijformaat bouwsteenblokken flexibiliteit te garanderen dan nemen de voordelen hand over hand toe. Het actief gebruik van geïntegreerde checklists en daarop gebaseerde generatie van data zal de kwaliteit verhogen. Ook het inzetten als eenvoudig kennissysteem is positief. Ikzelf ben nog niet overtuigd van de voordelen maar ik ga de komende tijd experimenteren met een omgeving die op de hiervoor geschetste leest is geschoeid. Ik hoop een aantal lezers met deze beschrijving zodanig enthousiast gemaakt te hebben dat jullie met ‘smart’-sjablonen gaan experimenteren.

Ik hoor graag jullie ervaringen met Excel of andere mogelijkheden voor de inrichting van jullie op bouwstenen gebaseerde documentatie standaard.